LOS REPORTES OPERATIVOS EN UN CONDOMINIO O COMUNIDAD INMOBILIARIA (RESIDENCIAL O COMERCIAL)
Poco o nada es lo que se ha escrito sobre este importante tema. En este artículo, sólo pretendemos destacar la importancia vital que tiene en el manejo administrativo y operativo de un inmueble, la elaboración de los reportes por parte del ente responsable de su administración (bien sea la Junta de Condominio o la persona administradora –natural o jurídica-) actividad que le proporcionará la mayor y mejor información posible sobre el manejo administrativo del inmueble, para que éste tome las mejores y oportunas decisiones en la gerencia del inmueble.
Al final de cada mes, la Junta de Condominio debería contar con lo que denominamos una ·batería de reportes” para supervisar y controlar sus ejecutorias o la de la persona administradora del inmueble; de esta manera, también podrá evaluar la actividad del recurso humano administrativo y operativo que labora en el inmueble; y podrá definir y apreciar el rumbo gerencial de su gestión y poder aplicar los correctivos cuando sean necesarios de manera oportuna. Por ello, consideramos que los reportes son imprescindibles, porque entre otras cosas, le permiten a cualquier propietario verificar información y ejecutorias de manera inmediata y enfatizan en el factor de la transparencia administrativa que tanto se persigue por quien administra y gestiona intereses ajenos, como ocurre con los del condominio o la comunidad inmobiliaria.
Queremos hacer una distinción medular entre los términos “reportar” e “informar” a la Junta. Ello, para evitar que el personal administrativo confunda los términos y las acciones a la hora de realizar los reportes. Vale destacar, que cuando el personal administrativo que trabaja para el condominio o comunidad inmobiliaria envía correos electrónicos a la Junta o a su coach o asesor contratado; o a cualquier proveedor, sobre algún asunto relativo a la comunidad inmobiliaria, está ciertamente informando; ahora bien, informar no es exactamente lo mismo que “reportar”. Es verdad que todo reporte contiene una información, siendo que su objetivo esencial es informar sobre algo; pero esa información es ordenada, tratada y relacionada metodológicamente con el fin de presentarla para que sirva a la vez, de “instrumento comparativo o de medición” con relación a otra información existente contenida o no en el mismo reporte o existente en otro. En síntesis, los reportes son referencias comunicacionales entre sí mismos y con respecto a otros reportes, permitiéndole y facilitándole a su lector, una rápida ubicación dentro de todo el contexto informativo que requiere saber, en este caso, de los asuntos del condominio o de la comunidad inmobiliaria, para que el ente responsable de su administración y gerencia pueda tomar decisiones oportunas y sobre todo, acertadas.. Por lo que podemos concluir, que el reporte no es más que el "soporte decisorio" de quien tiene la responsabilidad legal o gerencial o administrativa de tomar decisiones, dentro de la empresa (condominio o comunidad inmobiliaria); que en nuestro caso, puede ser la Junta de Condominio o una persona natural o jurídica que funja de administradora, por mandato expreso de la asamblea de propietarios.
Este tema es sumamente interesante y tiene relación con el orden de la información que día a día se produce en el condominio. Recomendamos a los asistentes administrativos que trabajan en los condominios y comunidades inmobiliarias en general, que dejen expresa constancia, pista o rastro de todo lo que hacen en su actividad diaria; y para ello están los reportes. Puedes realizar tu propia clasificación de reportes, sin limitarte expresamente a los que yo te he señalado. Veamos algunos ejemplos de las materias tratadas en el trabajo administrativo que los asistentes deben reportar a la Junta:
1) Clasificación de los gastos comunes del condominio: con el recibo de gastos emitido por la administradora, deben procurar hacer una clasificación de los gastos por rubros o materias, ello para determinar los porcentajes que representan cada una sobre el total de gastos mensuales ordinarios del condominio.
2) Clasificación de la mora de los propietarios: por ejemplo, sugerimos agrupar a los deudores por trimestres debidos: los que deben de 1 a 3 meses; de 4 a 6; de 6 a 9; y más de 10 meses; o los que deben nada más las cuotas de la piscina (dado la incorrecta aplicación que ha hecho la administradora de los pagos de los propietarios en algunos casos).
3) Control de las actividades de los proveedores y sus costos: recomendamos crear cuadros de las fechas de las actividades de los proveedores para programarlas y supervisarlas: por ejemplo: control del mantenimiento de la piscina, ascensores; lámparas de emergencia (cambio de sus baterías); recarga de los extintores; revisión de las mangueras contra incendios; recarga de gas; limpieza y desinfección de los tanques de agua; pintura de áreas comunes (paredes, estacionamientos, etcétera); impermeabilización de techos; etcétera;
4) Control de pagos a proveedores y sus montos, según las fechas de corte de cuenta o de contratos de servicios: servicio de suministro de: agua, electricidad, gas, teléfono, puerta eléctrica, ascensores, piscinas, jardinero, técnicos de bombas hidroneumáticas, de aires acondicionados; electricista.
5) Control de inventario de insumos del edificio: para medir su uso, consumo o reposición, costos y proveedores que los surten.
En fin, la idea que es los asistentes administrativos o las Juntas, vayan creando los FORMATOS DE LAS BATERIAS DE REPORTES para ir creando un MANUAL DE REPORTES, que nos es otra cosa que la síntesis de la actividad administrativa, hecha de forma ordenada; y que también representará un protocolo de actuación para quien tenga la responsabilidad legal de administrar y gerenciar la comunidad inmobiliaria.
Esto va a permitir cuantificar actividades, costos, y sobre todo, contar con una información ordenada y una metodología de actuación administrativa perfectamente auditable y esencialmente, facilitará la RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA JUNTA que debe hacer legalmente de forma anual ante la asamblea de propietarios.
Dicho todo lo anterior, invitamos a nuestros lectores a que vayan diseñando los formatos SEGÚN SU CREATIVIDAD y SEGÚN LOS OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES AQUÍ INDICADAS, contenidas algunas en las FUNCIONES PRELIMINARES QUE DEBEN EXISTIR EN TODA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE UN CONDOMINIO O COMUNIDAD INMOBILIARIA.
Pueden crear formatos con BARRAS, TORTAS, LÍNEAS en el programa Excel; hacer sus propias comparaciones; y LOS CRUCES INFORMATIVOS QUE LE RECOMIENDE O PIDA EL COACH O ASESOR DEL CONDOMINIO O COMUNIDAD INMOBILIARIA O LOS QUE SU CREATIVIDAD LE INDIQUE, para brindarle a la Junta de Condominio o de la comunidad inmobiliaria, la más exacta y precisa in formación para el control absoluto de la gestión del edificio, centro comercial o industrial. Pueden también, hacer presentaciones en Power Point o en cualquier otro programa que manejen para hacer una excelente y muy profesional exposición cuando así lo requieran.
Pensamos que los reportes deberían remitirse en los cinco (05) primeros días de cada mes, una vez que la administradora cierre y entregue la facturación de los gastos comunes y ser archivados tanto en sus soportes físicos como digitales de manera ordenada y ubicable.
Esperamos que estas líneas contribuyan a mejorar el nivel del trabajo del personal administrativo y de las Juntas de Condominios o de comunidades inmobiliaria, en pro de la eficiencia y eficacia de su gestión al frente de los inmuebles.
Rafael Ángel Viso Ingenuo
Consultor y Coach de Condominios y otras
Comunidades Inmobiliarias en Venezuela
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